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電子表單共同操作說明

  • 電子表單共同工具列操作說明：

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     同意  不同意
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  • 表單性質：

    • 1.一般：
    您可以在這個一般性質設定畫面中看到目前這一個表單的各種相關性質設定情形，這裏所顯示的各個屬性會與系統資料庫中的記錄同步，在這個設定畫面中，您只可以查看而不能調整這些屬性的設定值。
    2.簽核：
    這個設定頁主要是用來設定有關簽核的各種相關性質以決定簽核的方式。

    是否結案後通知所有人員 ？
    在表單簽核流程完成後，是否通知表單預設流程中所設定的所有相關人員及原填表人。

    是否逐級回報？
    表單簽核過程中，是否每完成一個簽核關卡即通知預設流程中已完成簽核部份的所有相關人員及原填表人。

    填表人可否強迫 ByPass?
    若表單送達後超過系統所設定的簽核時間仍未完成簽核，則直接送往下一關或主要代理人。

    填表人可否抽單？
    在簽核流程中原填表人是否可以中斷簽核流程並將表單抽回。
    3.逾時簽核：
    這個設定頁主要是用來設定在發生簽核逾時的情形時系統的相關措施。
    是否開啟逾時警示開關？
    超過系統所設定的簽核時間時是否提出警示訊息。

    是否通知填表人？
    超過系統所設定的簽核時間時是否通知填表人。

    是否通知逾時人員之主管?
    超過系統所設定的簽核時間時是否通知負責簽核人員的主管。

    是否通知指定管理人員?
    您可以設定指定管理人並決定在超過系統設定的簽核時間時是否自動通知您所設定的這位指定管理人。

    逾時警示間隔天數？
    兩次警示之間的間隔時間。

    逾時警示次數?
    最多發出幾次警示訊息。
    4.原稿(回函功能同下)：
    這個設定頁主要是用來設定有關原稿中有關列印、轉寄及可否閱讀附件的權限 ，您可以利用這些設定參數，限制或賦予填表人及簽核流程中每個關卡的相關簽核者是否可以列印、轉寄或者是閱讀附件的權力。
    可否列印？
    設定您是否可以將原稿列印出來以供參考。

    可否轉寄？
    設定您是否可以將原稿轉寄給您所指定的人員。

    可否閱讀附件？
    設定您是否可以閱讀原稿中附加的附件。

  • 表單流程：

關號：
表單的關號

支號：
表單支號

流程角色：
設定表單在流程關卡中的簽核者是誰

簽核種類：
設定及限制簽核種類，例如：准／不准、同意／不同意、會辦處理、通知等。

員工代號：
設定流程角色選項中所設定的員工是那一位，這個選項會與流程角色選項互相呼應，若您在流程角色中選擇的是員工，那麼這個地方顯示的選項就是員工姓名，如果您在流程角色中選擇的是部門主管，那麼這個地方就會顯示部門代號選項，意即，這個地方是隨著流程角色而變動，選擇不同的流程角色就會出現相對應的選項供您選填

  • 流程設定說明：

1.流程角色
流程角色主要是用來設定在表單流程關卡中，由誰來負責這一個關卡的簽核動作，系統中共有25種的預設流程角色可供您選擇及使用。
2.簽核種類:
簽核種類選項主要用以設定簽核者可以選擇的簽核方式是那一種，例如您在這個選項中選擇 1 = 准、不准，則負責簽核者就只有簽准與不准兩種選擇，而不能夠有同意、不同意．．等其它的批示。
3.流程設定:
將選定的角色拖拉至流程圖中，等流程角色轉為藍色後放開(如右圖)，您即完成了流程的設定。

某些表單的標準流程，會根據您所輸入的資料而改變流程，(例當請假天數3天以下時，流程為一關。而當請假天數超過3天時，流程則為2關)，此時若您想修改流程時，請先按『解析流程』，再增修您所需要的流程。

  • 簽核作業說明：

進入您的收件匣後(如右圖)，點選您欲簽核的表單
等畫面秀出表單後，按"簽核"的圖示，系統將秀出如下的圖示後，您將可對此表單做出准或不准的結果，您也可以在下面的空白視窗中，寫入您的任意簽核的意見。等畫面秀出表單後，按"簽核"的圖示，系統將秀出如下的圖示後，您將可對此表單做出准或不准的結果，您也可以在下面的空白視窗中，寫入您的任意簽核的意見。
「簽核意見」鈕主要是用來顯示各個關卡及簽核者對一份表單的簽核詳細狀況，您可以在點選這個按鈕後，查詢到一張表單在每一個關卡及簽核者的簽核狀態歷史記錄，如簽核者是誰，讀取時間、讀取次數、簽核的狀態等。
若您需要更詳細的簽核過程歷史記錄，您可以按上圖中的"歷史簽核紀錄"，系統將出現一個如下圖的畫面，並列出所有的詳細簽核紀錄。

  • 複製成新表單：
當您的表單被退回，而您想修改其內容再重新申請時，您只要按下"複製新表單"，系統就會自動 幫您複製一張內容完全相同的新表單。
  • 轉會：

當您有轉會的需要時，您可以選擇轉會功能，首先按下工具列上的”轉會”圖示，系統將會自動為您複製一份新的表單（如右圖）。

接下來按照流程設定的步驟，設定您所要轉寄的人員。